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Mitteilung des Bürgermeisters der Gemeinde Rangsdorf - Akteneinsichtsbegehren der Bürgerinitiative Die Rangsdorfer – Bürger für Rangsdorf e.V.

16.10.2018

Darstellung in der Märkischen Allgemeinen Zeitung, Zossener Rundschau am 14.10.2018

 

Die in der Märkischen Allgemeinen Zeitung im oben genannten Artikel gemachte Darstellung, wahrscheinlich auf Angaben der genannten Bürgerinitiative, entspricht nicht den Tatsachen. Folgender chronologischer Ablauf hat sich ergeben:

 

1.) Anfrage von Herrn Scharfenberg (nicht im Namen der Bürgerinitiative) per ungesicherter

E-Mail am 4. Juni 2018 mit folgendem inhaltlichen Einsichtsbegehren: „Ich möchte alle Unterlagen einsehen, welche die Vergaben von Aufträgen an Kommunalpolitiker betreffen.“

 

2.) Schriftliches Anschreiben an Herrn Scharfenberg am 4. Juni 2018 in der Sache mit folgendem Text: „Teilen Sie mir doch bitte mit, welche Aufträge Sie an welchen Kommunalpolitiker meinen?“

 

3.) Die Antwort dazu wieder per ungesicherter E-Mail am 5. Juni 2018 mit einer Auflistung von 6 Firmen und der zeitlichen Eingrenzung der Aufträge: „alles was vorhanden ist“.

 

4.) Darauf folgte eine schriftliche Antwort an Herrn Scharfenberg am 5. Juni 2018 mit dem Hinweis, dass die genannten Firmen keine Kommunalpolitiker sind und mit der Bitte um Einverständnis, dass zu den Firmen die entsprechenden Unterlagen heraus gesucht werden und die entsprechenden Unterlagen auch datenschutzrechtlich bearbeitet werden (in der Zwischenzeit wissen wir, dass es mehr als 15 Aktenordner sind) und die Bestätigung, das für das entsprechende Heraussuchen und Bearbeiten Gebühren nach der Verwaltungsgebührensatzung von Herrn Scharfenberg getragen werden.

 

5.) Am 11. Juni 2018 folgte ein Fax der Bürgerinitiative „Die Rangsdorfer – Bürger für Rangsdorf e.V.“ nach dem diese die Akteneinsicht begehren, keine Antwort, welche Kommunalpolitiker denn gemeint sein sollen, keine Antwort zur Übernahme der Gebühren für die Bearbeitung.

 

6.) Daraufhin erfolgte eine schriftliche Antwort der Gemeinde am 11. Juni 2018 mit der Bitte sich als Vorstandsvorsitzender des Vereins zu legitimieren und der nochmalige Hinweis, dass die bisherigen Fragen nicht beantwortet wurden.

 

7.) Es folgte wieder eine ungesicherte E-Mail von Herrn Scharfenberg (nicht vom Verein), das der Termin für die Akteinsicht fehle, die Bearbeitungsfrist abgelaufen sei und es an einer Mitteilung zum Kostenrahmen immer noch fehle. Danach folgte am 8. Juli wieder eine ungesicherte E-Mail der Bürgerinitiative über das Webportal fragdenstaat.de, dass die Frist für die Akteneinsicht schon um 3 Tage überschritten sei und die Bearbeitung der Anfrage immer noch nicht erfolgt sei.

 

8.) Im Rahmen eines anderen Antrags auf Akteneinsicht wurde per Fax vom Verein vom 27. Juni 2018 die Legitimation der Vertretungsberechtigten für den Verein dargelegt. In dem Zusammenhang gab es dann einen weiteren Antrag auf Akteneinsicht in einer weiteren Sache und Bestätigung einer anderen Anfrage per E-Mail vom 13. Juni 2018, dass diese vom Verein kommt.

 

9.) Am 27. Juni 2018 wurde per Fax das Akteneinsichtsbegehren konkretisiert für 6 Firmen, 5 Gemeindevertreter und 2 sachkundige Einwohner für die Jahre 2010-2015. Weiterhin wurde gebeten, dass die Betroffenen nicht vor der Akteneinsicht beteiligt werden sollten und eine weitere Bitte um Mitteilung der Gebühren für die Akteneinsicht.

 

10.) Am 18. Juli 2018 erfolgte ein weiteres Schreiben des Bürgermeisters in der Sache und zu anderen Angelegenheiten mit dem Hinweis, dass zum einen das Portal fragdenstaat.de über einen ungesicherten E-Mail-Zugang aus Datenschutzgründen nicht für eine Kommunikation  mit der Gemeinde genutzt werden kann. Die Gemeinde weiß nicht, bei wem welche Daten wo für dieses Portal gespeichert werden. Von daher kann keine Kommunikation über dieses Portal erfolgen. Weiterhin wurden konkrete Nachfragen gestellt, was bei der Akteneinsicht gemeint ist, weil hier Firmen und Personen mit Bindestrich genannt wurden in dem Begehren. Es wurde hinterfragt, ob sich die Einsicht auf die Firma oder auf die konkrete Person, z.B. eines Gemeindevertreters bezieht. Des Weiteren wurde darauf hingewiesen, dass für eine Gebührenschätzung die entstehenden Kosten aus der Akteneinsicht schon einen erheblichen Zeitaufwand darstellen, weil die Unterlagen in der Zwischenablage teilweise liegen und natürlich wegen möglicher Bearbeitung aus Datenschutzgründen konkret gesichtet werden müssen.

 

11.) Am 19. Juli 2018 ging wieder über das Portal fragdenstaat.de eine ungesicherte E-Mail des Vereins ein, dass die Frist zur Akteneinsicht nun um 14 Tage überzogen wurde.

 

12.) Am 31. August 2018 gab es dann ein Schreiben der Landesbeauftragten für den Datenschutz, dass die Gemeinde den Sachverhalt schildern soll, weil sich der Verein beschwert habe, dass ihm die Akteneinsicht nicht gewährt würde. Das Schreiben wurde von der Gemeinde nicht fristgerecht beantwortet, deshalb gab es ein Mahnschreiben vom 1. Oktober 2018 in der Sache.

 

13.) Am 9. Oktober 2018 erhielt die Landesbeauftragte für den Datenschutz das Schreiben zu dem derzeitigen Sachverhalt, sowie der Verein ein Schreiben zum geschätzten Kostenaufwand. Dabei wurde davon ausgegangen, dass da keine weitere Präzisierung erfolgte, die Akteneinsicht vollumfänglich in den geforderten Unterlagen gewährt werden soll. Das heißt also, dass die gut 15 Ordner für die Akteneinsicht zu bearbeiten sind. Bei der Bearbeitung sind alle personenbezogenen Daten und alle Daten, die den Schutz der betroffenen Firmen betreffen, zu schwärzen, weshalb mit einem erheblichen Aufwand zu rechnen ist. Von daher wurden die Verwaltungsgebühren in der Höhe von 1.220 Euro geschätzt. Weiterhin wurde, wie schon vorher schriftlich angekündigt, der Aufwand für die Ermittlung der Kosten, in Rechnung gestellt.

 

Zusammenfassend ist festzustellen, dass es natürlich jedermanns Recht ist, Akteneinsicht zu beantragen. Diese wird, wie schon mehrfach in diesem Jahr von Bürgern praktiziert, auch gewährt. Hilfreich ist es in dem Fall natürlich, wenn nicht der Antragsteller innerhalb des Verfahrens gewechselt wird und präzise Angaben zu dem Akteneinsichtsbegehren gemacht werden. Gut ist es auch, wenn ein eindeutig identifizierbarer Absender dem E-Mail-Verkehr zugeordnet werden kann. Dafür bietet sich ein schriftliches Verfahren, Verfahren per Fax oder über einen De-Mail-Zugang an. Statt ständig E-Mails zu schicken, hätte man natürlich einen Termin in der Gemeinde machen können, in dem das Akteneinsichtsbegehren konkretisiert wird und dann per kurzen Protokoll vom Auskunftbegehrenden gegengezeichnet wird. So ganz, wie in der Presse dargestellt, verhält sich der Sachverhalt, wie zu entnehmen ist, eben nicht.

 

gez.

Rocher

 

Foto: © Foto: Archiv Gemeinde Rangsdorf - Bürgermeister Klaus Rocher